這句話自己當時沒有體悟,而是在開始帶人後才發現……


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關於職場,這句話自己當時沒有體悟,而是在開始帶人後才發現……
 
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那就是:

 

如果只有熱情還不夠,
實習(或打工)經驗很重要

 

 

 

最近開始帶不同團隊進行專案任務,在合作時發現大學時期有社團/打工/實習經驗的夥伴,常常不需要特別交辦事項,就能順利的找方法及資源完成任務,在遇到問題時也會有效地自動找方法解決,並隨時讓團隊知道進度。這些特質與在大學時期沒有相關經驗的夥伴相較之下,在規劃與執行面上的處理方式有相當明顯的差異。
 
這讓我想起了自己現在在工作上面對問題時的處理方式,或許是來自於大學時期的實習及打工經驗。
 
事情這麼簡單就好了
大三時期我除了有在外商科技公司實習的經驗外,也有參與不同專案的打工經驗,在這邊想跟大家分享其中一個專案任務:擔任擁有三萬多訂閱戶的技術電子報主編。
 
這個工作任務主要是確保每個月電子報準時發送,但其實很多事情沒有這麼簡單。這份電子報內容是交由不同人提供內容,感覺好像我只要負責收集整合就好,但是……
 
當時設計一份好的內容電子報,需要

1. 邀請主管寫一篇主編的話
    (妳需要催稿)

2. 邀請技術大大寫一篇技術文
    (妳需要詳細校稿)

3. 跟各部門收集要宣傳的活動
    (妳需要幫忙設計呈現方式,並且如何造成好的曝光有好的效果)

4. 自己寫一些內容
   (除了要煩惱主題外,如果有採訪還要有邀約跟寫稿時間的安排)

5. 構思電子報的信件標題
    (關乎開信率所以這部分壓力大)

 
聽起來很簡單,但其實沒那麼簡單
因為實際上妳要做的事情還包括很多眉眉角角的注意事項

1. 【職場禮儀】
      跟主管催稿時,需要親自到他位子旁溫柔有禮的請教何時方便提供

2. 【任何東西出去都代表公司】
      技術大大們習慣逗點都用 ,,得全部自己手動改成全形的逗號,
有些技術名詞或是產品名稱前後要空格凸顯曝光度

3. 【跨部門溝通】
      大家都想要最好的位子,所以要懂得跟各部門員工們溝通協調

4. 【了解客戶需求】
      預測TA們有興趣的內容,有時候甚至要角色扮演的撰寫文案,讓讀者對內文有共鳴

5. 【撰寫吸引人的文案】
      信件標題超難的… 太常用殺人標題法會被厭惡的

 
 
設計師 vs 工程師
然後,事情這麼簡單就好了。
設計師 vs 工程師 合作的痛點,
也就是設計師想要的排版設計,跟工程師認知跟完成的排版設計常有落差。
這件事情,我大三就體會到了
 
「我學會直接用電話溝通,加上用小畫家畫給對方看」
提供給vendor的電子報草稿要到成品,中間我跟他的溝通與信件往來都需要來回至少修改三四次,而且每次的修改都是一筆費用,老闆之後收到帳單就會知道…
 
 
 「我學會跟vendor打好關係,然後事情要一次就講清楚」
由於公司各部門都找同個廠商做電子報,因此即使是個小修改,有時候也無法當天看到成果,但是… 電子報發刊日是有排定日期的,需要多等一兩天就會遲發…
 
 
 我學會做事情留buffer time,並且絕對不能「靠運氣」,所有東西都要檢查再檢查。
有時候明明檢查過沒問題的檔案,打包後又會排版錯誤,轉交給公司要寄送出去時,發現測試信件還是會有亂碼跟有誤。修改需要多花一兩天時間,然後電子報就會遲發了…。
 
也曾經因為偷懶少檢查一次步驟,就出現了莫非定律。之前的經驗是一旦錯誤的電子報發出去,半小時內就會看到有人寄信/發臉書/在論壇貼文,有熱心的讀者都會好心的立刻抓錯…
 
透過這些不斷操作的實際經驗,
我學到的是「負責任」和「用心」
 
 
你是這件事情的負責人,你就有義務完成它

有一次我沒有規劃好電子報排程,臨時要求廠商更改內容。因為時間太趕導致 vendor 即使答應隔天提供,仍趕不出來而得讓電子報遲發了。發刊的當天我跟朋友在宜蘭民俗藝術中心,但為了趕發刊所以自己在旁邊椅子上狂打電話催廠商,催到對方後來甚至不接電話。

 

 

 
而另一邊主管也一直打電話問我進度,我委屈地報告我何時做了什麼事,但對方卻怎樣怎樣等等。電話中的自己口氣甚是委屈,覺得都怪 vendor 脫稿,都是因為對方沒按照他承諾的交檔才會這樣。
 
當時,主管回我一段話讓我受用至今:
我不管妳跟Vendor之前怎麼溝通,今天【妳是這件事情的負責人,妳就有義務好好完成它】
 
今天當老闆問妳狀況,這件事情沒有處理好就是妳的問題,
我不管可能是別人延誤妳還是什麼原因,我不會管妳怎麼處理這件事情,但是 【妳是負責人,妳就要自己負責】
 
這個經驗算是打醒了大三的我,原來負責任應該是這種態度。
 
等自己出社會後,我後來衍伸出來會跟夥伴說,如果身為負責人但是覺得事情無法自己解決時,你可以提出來,求救跟詢問是被允許的。
 
但若事後諸葛,則會讓人覺得是找藉口,甚至可能會讓對方不再信任你。很多時候我們不是故意擺爛,但職場不會允許我們能一而再再而三的犯錯或找藉口。
 
一起加油,共勉之。
 
 
 
GiGi Huang
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